Beispiel für ein Papierarchiv

Das preiswerteste an einem Papierarchiv ist das Abheften. Als reine Ablage ist es aus Sicht der reinen Anschaffungskosten kostenmäßig unschlagbar. Ein Ordner = ein Archiv.
Gemäß dem Sprichwort "Ein Griff und die ganze Sucherei geht los" ist das Finden von Dokumenten im Papierarchiv aber recht zeit- und damit kostenintensiv.

Der Aufwand wächst mit der Größe des Archivs überproportional an.

Die größten Posten des Papierarchivs.

Die Lohnkosten der Sachbearbeiter
Die Miete für den Archivraum.

Wenn Sie pro Tag 5 Minuten für die Pflege der Ablage benötigen, so haben Sie am Jahresende mehr als 2 volle Arbeitstage in diese Tätigkeit investiert. Bei 15 Minuten pro Tag für Lochen und Abheften ist der Zeitaufwand schon auf mehr als 1 Woche im Jahr angewachsen.
Die Zeitaufwand der Suche läßt sich schwer ermitteln.
Ein Handwerker hat ein kleineres Archiv als ein Mittelständler im produzierenden Gewerbe.

Weitere Nachteile des Papierarchivs

Dokumente können "verloren" gehen, zum Beispiel wenn sie im falschen Ordner abgeheftet werden.
Sie müssen dann aufwendig gesucht werden oder sind für immer verschwunden.
Kopien aller Dokumente sind aus Platzgründen nicht immer möglich oder sehr teuer.
Eine Auslagerung der Akten erschwert den Zugriff und verhindert zeitnahe Bearbeitung.
Der Zugriff auf ein Dokument oder sogar eine gesamte Akte ist nicht zeitgleich möglich und die Suche nach dem aktuellen Standort verursacht weitere Kosten.

Mit der ArchiveIT-Komplettlösung lassen sich die Lizenzkosten für Software und Hardware und der Zeitaufwand für die digitale Archivierung bei kleinen und mittleren Aktenvolumina verringern.